TEORÍA Y NORMAS DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA COMPRAVENTA

Cuando el producto es habitual y ya lo hemos comprado con anterioridad tenemos casi todo el camino recorrido, pero cuando es un producto nuevo tendremos que buscar las fuentes de información necesarias, como pueden ser ferias y exposiciones, guias telefónicas, organismos oficiales (Ayuntamientos, Cámara de Comercio, Registro Mercantil, etc.), revistas especializadas, internet, etc.

Cuando se han localizado a las empresas fabricantes del producto que necesitamos, el paso siguiente es ponernos en contacto con las mismas, y previa presentación por escrito, exponerles nuestra necesidad y solicitar a cada una de ellas las condiciones y los precios que tengan por costumbre.

Al recibir las distintas ofertas seran analizadas y comparadas. En función de la situación económica que tengamos, la calidad que deseemos, el espacio de almacenamiento, la urgencia de poseerlo, etc., nos decidiremos por una de ellas para efectuar el pedido de aquello que necesitamos.

La Letra de Cambio

Es un documento expedido por una persona llamada librador, ordenando a otra persona llamada librado, que pague una cierta cantida de dinero en un lugar y fecha determinados, a otra tercera persona llamada tenedor o tomador que deberá ser una entidad de crédito.

Personas que intervienen en la letra.

• Librador. Es la persona que crea la letra y la pone en circulación para que la pague el librado.


• Librado. Es la persona que debe hacerse cargo del pago de la letra aceptándola completa.


• Tenedor o tomador. Es la persona a quien el librador trasmite la letra para que éste ordene al librado su pago cuando llegue el vencimiento.


• Avalista. Es la persona que garantiza el pago de la letra a su vencimiento avalando al librado.


• Endosante y endosatario. El endosante es la persona que siendo tenedor de la letra, la transmite a otra, (endosatario) por medio del endoso , quien, a su vez, puede trasmitirla por endoso posterior.

El Cheque

El cheque es un documento que debe tener los siguientes requisitos:

1. La denominación de "páguese por este cheque" inserta el texto.


2. El mandato de pagar una determinada cantidad.


3. El nombre de quien ha da pagar, denominado librado, que necesariamente ha de ser un banco o una entidad de crédito.


4. Lugar de pago.


5. Fecha y lugar de emisión del cheque.


6. Firma del que expide el cheque, denominado librador.

Personas que intervienen en el cheque.

• Librado. Es la persona (banco o entidad de crédito) que ha de pagar el cheque.


• Librador. Es la persona que dispone de los fondos de su cuenta corriente expediendo cheques.


• Tomador o tenedor. Es la persona que tiene derecho a percibir el importe del cheque.


• Avalista. La ley cambiaria establece que el pago de un cheque puede ser garantizado mediante aval, ya sea en su totalidad o parcialmente. El aval se efectúa en el reverso del cheque y se indica la expresión "por aval", debiendo firmar el avalista. La simple firma de una persona en el reverso del cheque sirve como aval; excepto la del librado, que no puede ser avalista. El aval deberá indicar a quién se ha avalado; el avalista, igual.


• Endosante. El tenedor de un cheque transmisible por endoso puede cederlo a terceras personas, las cuales pueden endosar de nuevo el cheque.

El Recibo

Es el documento que emite la persona o empresa que cobra una cantidad y que entrega al que paga como justificante de que ha abonado la deuda.

En el recibo deben aparecenr los siguentes datos:

1. Número del recibo.


2. Nombre de la persona o entidad que entrega el dinero.


3. Cantidad de dinero en número y en letra.


4. Concepto al que corresponde el pago.


5. Lugar y fecha de emisión del recibo.


6. Nombre y firma de la persona o entidad que recibe el dinero.

El recibo se entrega firmado a la persona como justificante de que ha efectuado el pago, y la matriz queda en poder de quien ha cobrado, como justificante, también, de la misma operación.

La Factura

Es el documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el proveedor envía al comerciante o, en su caso, las que el comerciante envía al cliente. Se confeccionan las facturas con los datos coincidentes del pedido y del albarán.

Todas las facturas y sus copias deben contener los siguientes datos:

1. Número y serie de la factura.




2. Nombre y apellidos y código de identificación fiscal o NIF del expedidor.




3. Nombre y apellidos y código de identificación fiscal o NIF del destinatario.




4. Contraprestación total de la operación, debiendo constar en la misma factura los gastos de embalajes, envases, transportes; seguros e intereses de pagos aplazados, complementarios a a la operación principal.




5. Descripción de la operación.




6. Las sociedades deberan hacer constar en las facturas los datos identificativos de su inscripción en el registro mercantil.

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El Pedido

Es el documento que se genera en la empresa por el departamento de compras, por el almacén o por producción cuando se necesita algún articulo o materia para el funcionamiento de la misma.

Los pedidos pueden hacerse de distintas formas:

1. La más común es la realizada mediante un impreso diseñado a tal efecto.
2. Otra de las formas es emdiante el impreso del propio vendedor que facilita su modelo para que solo tengamos que rellenarlo y enviarlo.
3. En el caso de los pequeños comercios los pedidos se hacen mediante agente comercial. El fabricante o proveedor envia a un representante para que efectuemos el pedido a través de el.
4. Se puede usar la carta comercial para efectuar el pedido, teniendo en cuenta todos los apartados que deben figurar.
5. Es frecuente efctuar los pedidos mediante el uso del teléfono, que aunque es inmediato no da la suficiente garantía por no quedar en soporte físico la información. Se pueden dar malentendidos.
6. También se utilizan medios técnicos como el fax, que también tiene ciertos inconvenientes.
7. Hoy día se ha generalizado el uso del correo electrónico, aunque no todas las empresas tienen conexión a la red.

El Albarán o nota de entrega

Es el documento que acompaña a las mercancias.


Se hacen habitualmente 3 o 4 copias. Una para el almacén del vendedor para justuficar la salida de los artículos, y otras dos para enviarlas junto a la mercancía al cliente, al que se lo entrega el transportista, o bien queda introducido en una de las cajas de mercancía con una indicación de "contiene albarán".


El cliente se queda con una copia del albarán y la tercera copia es devuelta al vendedor haciendo constar "recibido y conforme". Cuando el vendedor recibe dicho albarán firmado por el cliente se lleva a cabo la concepción de la factura.

El Pagaré

Es un documento mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una cierta cantidad e dinero a un vencimiento determinado.

No se hace en papel timbrado como la letra, sino que se utiliza un impreso estandarizado o impreso en imprenta por distintos bancos u organismos.